“主任，公共收益收支明细的相关材料在这里。”现场规范化评估会上，城上城居委会的业委会执行秘书谢杰熟练地从按颜色分类的台账中抽出材料。面对市级专家组的连番提问，业委会主任不再紧张，因为身旁这位年轻秘书早已把会议纪要、收支凭证、工程记录梳理得井井有条。
今年6月，沪房物业〔2026〕84号文《关于建立住宅小区业主委员会秘书制度的实施意见（试行）》正式印发，在全市推开业委会秘书规范化建设工作。早在2024年，静安区芷江西路街道已先行探索落地“业委会执行秘书”制度，多年深耕形成完整实操体系，是全区首个实现秘书全域覆盖的街道，诸多实践经验被市级政策吸纳参考，走出一条可复制、可推广的小区自治路径。
专业加持，让老年业委会“从容迎检”
记者了解到，业委会执行秘书由居民区“两委”选派年轻社区工作者兼任，队伍活力足、学习能力强，熟练掌握档案、财务、数字化实操技能，一头衔接业委会，一头联动居委会、街道职能部门，搭建起多方沟通的稳固桥梁。
现场规范化评估会上全程陪同业委会主任迎检的业委会执行秘书谢杰，平日里早已把小区所有散落会议纪要按时间线梳理归档，创新运用“颜色标签法”，将工程维修、财务收支、日常会议等资料分类标记，整套台账条理清晰、调取便捷。
针对专家指出的接待记录未闭环、表决附件缺失等问题，谢杰当场标记记录，评估结束立刻牵头复盘整改，做到问题不过夜，高效化解老年业委会委员面对专业考评的压力，让整场评估流程顺畅高效。
“我们年纪大了，那么多政策法规、文书工作搞不清楚的，有了业委会小秘书，繁杂的台账整理、各类公告起草、流程材料准备都能搭把手，遇上检查、小区改造、物业选聘这些大事，也不用我们对着一堆文件手足无措，很多细碎繁琐的工作都由他们扛下来，我们才能腾出更多精力专心处理居民实实在在的诉求。”不少小区业委会委员纷纷感慨道。
制度护航，先行经验转化为长效成果
业委会执行秘书身兼多重关键身份，既是打理各类纸质、电子资料的“档案管理员”，统筹筹备大小议事、居民接待活动的“会议组织者”，严守办事流程标准的“守门人”，更是推动自治提质增效的“助推器”，持续发挥居委会、业委会、物业三方纽带作用。
在年度业委会规范化运作评价工作中，秘书全程深度参与事前台账梳理、现场陪同考评、事后整改销号全流程。街道业主服务中心工作人员说：“业委会执行秘书驻点跟进，逐项协助各业委会梳理完善台账材料，现场随时调取佐证，发现问题当场梳理整改方向，不仅大幅缩短评估耗时，更从根源上扭转了业委会重业务、轻规范的短板，真正实现以评促改。我们多年摸索的台账管理、全流程陪同考评做法，也为市级业委会秘书制度制定提供了一线实践参考。”
此外，结合历年规范化评价实操经验与日常小区治理积累，街道梳理各类高频工作要点、重大事项办事流程，编制印发《业委会执行秘书工作提示记录手册》，把零散工作标准化、模糊流程具象化，对应市级文件提出的秘书履职五大核心职责，形成细化落地指引。
交通公园小区业委会执行秘书朱艳璨举例说，手册里清晰标注每月常规工作清单，定期业委会会议、居民接待、印章登记等事项都会提前提示；遇到电梯更新、物业续聘、小区改造等重大建设事项，还明确要求完整记录方案公示、业主征询、投票表决全流程。
街道社会办负责人表示，当前街道正全面对标落实上海市《关于建立住宅小区业主委员会秘书制度的实施意见（试行）》各项要求，在多年线下执行秘书制度成熟实践基础上进一步升级迭代，加快推进社区治理数智化赋能，上线“芷慧加”数字化系统为业委会秘书团队提供标准化线上工具支撑。线下依靠《业委会执行秘书工作提示记录手册》规范全流程履职，线上依托系统完成台账电子化归档、重大事项全程留痕、信息一键公开，持续放大业委会秘书队伍治理效能，把先行实践优势转化为长效治理成果。
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